No te preocupes, todos lo hacemos y el que diga que no… ¡sencillamente miente! La procrastinación es el continuo retraso del cumplimiento de tareas. Sucede a menudo, tenemos algo pendiente de hacer que debido a algún miedo, a que nos hace sentir incómodos, a que lo vemos como complejo o inabarcable, nos abruma y continuamos retrasando el ponernos manos a la obra. Ante esto podemos o bien darnos licencia para postergar la tarea, o bien racionalizar excusas para no hacer aquello a lo que no queremos enfrentarnos como por ejemplo… «debería ir al gimnasio pero es que… tengo que ordenar mi armario…» (que levante la mano quién haya hecho esto alguna vez).
Pues bien, vamos a ver hoy algunos sencillos trucos que pueden ayudarnos a centrarnos en nuestros objetivos y ser efectivos.
En este artículo encontrarás:
Las listas de tareas
Cuando queremos ser efectivos una de las estrategias más comunes suele ser tratar de planificarnos haciendo listas de tareas. Sin embargo, aunque en sí misma esta no es una mala opción, debemos de ser estratégicos a la hora de crear nuestras listas. Una lista interminable y sin prioridades, nos ayudará a tachar items con facilidad, sin embargo eso no significa que estemos siendo efectivos.
Tip nº1: Si quieres mejorar la efectividad a la hora de sacar rendimiento a tu tiempo, la matriz de Eisenhower, podría ayudarte. No es otra cosa que diferenciar las tareas en función de su importancia y urgencia. Con este gráfico podréis haceros una idea más clara de lo que hablo.
Las tareas importantes y urgentes obviamente tienen que ser gestionadas cuanto antes. Sin embargo este lugar debería quedar relegado a los imprevistos de última hora. Las tareas que son urgentes pero no son importante, normalmente pueden ser delegadas, si es que el contexto lo permite y las tareas que no son ni urgentes ni importantes deberíamos considerar sin merece la pena emplear el tiempo en ellas. Ahora te preguntarás ¿qué pasa con las tareas importante pero no urgentes? Pues bien, estas son las tareas en las que deberíamos centrarnos y empleando en ellas la mayor parte de nuestro tiempo. Son tareas que nos acercan al crecimiento y a la consecución de nuestras metas. Los ejemplos que pongamos dependerán obviamente de cuáles sean nuestros objetivos, pero generalizando un poco podríamos encontrar en esta sección tareas tales como… creación de contenidos (web, didácticos, reuniones, marketing), planificación, o en un terreno más personal, meditar o hacer ejercicio.
Tip nº2: Algo muy revelador para mí fue el descubrir la regla del 80/20, o principio de Pareto, que nos dice que normalmente el 20% de nuestras acciones producen el 80% de los resultados, mientras que el 80% de lo que hacemos tan solo produce un 20% ¿Cómo te quedas? Y es que aunque día a día yo intento convencerme de que esto no es del todo cierto intentando ser más efectiva, bien es cierto que hay acciones cruciales que nos llevan a obtener resultados mucho más que otras en las que probablemente invirtamos más tiempo… Trata de hace una lista corta (3 tareas) con ese 20% de acciones que darán lugar al 80% de los resultados y prioriza estas acciones sobre las demás.
Algunos otros trucos con las listas de tareas pueden ser:
- Tip nº3: Hacer la lista de tareas del día siguiente al final de la jornada. Hacer esto ayuda a cerrar el capítulo y separar vida laboral y profesional.
- Tip nº4: Si notas que tienes una época en la que tu procrastinación es mayor, te propongo que identifiques aquellas actividades que te sirven de entretenimiento y escribas una lista de Qué no hacer. Al final del día puedes sentirte satisfecho de no haber hecho aquellas cosas que te hacen «perder el tiempo» y tacharlas de tu lista.
- Tip nº5: Monitoriza tu energía y concentración a lo largo del día y distribuye las tareas en el día acorde con tus fluctuaciones. Esto te ayudará a saber cuándo es el mejor momento del día para llevar a cabo distintos tipos de actividad.
- Tip nº6: «Cómete al sapo lo primero» se utiliza esta metáfora para explicar cómo si cada día nos dijesen que entre nuestros quehaceres tuviésemos el comernos un sapo vivo, podríamos tomar la opción de retrasar lo inevitable hasta el final del día y dejar que la idea de hacerlo nos fuese drenando la energía a lo largo de la jornada, o podríamos hacerlo como primera tarea de forma que sabríamos que lo más difícil del día ya está hecho, lo cuál nos daría energía para seguir con el resto de tareas habiéndonos quitado un gran peso de encima. Mira tu lista de tareas, identifica «el sapo» y «cómetelo» para desayunar.
- Tip nº7: «Break it down» Si algunas de las tareas de tu lista se sienten como inabarcables, desmenuzarlas en tareas más pequeñas de forma que sean mucho más fáciles de llevar a cabo. Tus tareas no pueden ser tan grandes como «Hacer el trabajo de historia», podrías desmenuzarlo en biografía, investigación, esclarecer secciones, redacción de borrador, revisión, etc. Los items de tu lista no pueden ser tan grandes como «creación de página web» o «diseñar estrategia de marketing», lo verás tan grande que no sabrás por donde empezar y te sentirás abrumado.
Visualización
Es muy común cuando se tratan temas de desarrollo personal y coaching, utilizar como técnica la visualización. Esto consiste en imaginar, con bastante detalle si es posible, situaciones futuras. Está demostrada la efectividad de este método en lo que refiere a la visualización del cumplimiento de objetivos. Es decir, tratamos de imaginar cómo será nuestra vida una vez hayamos conseguido el objetivo deseado. Esto nos ayuda a centrarnos y nos da motivación (Tip nº8).
Sin embargo, recientes estudios han puesto de manifiesto un incremento de la efectividad utilizando esta técnica para la superación de obstáculos. Para ello tratamos de identificar cuáles podrían ser los obstáculos que se interpondrán en nuestro camino al éxito, visualizamos la situación y las estrategias que utilizaremos para superar dicha barrera. Este método nos ayuda a estar preparados de una forma mucho más efectiva contra la adversidad, a estar preparados para solventar los problemas y tener una mayor probabilidad de éxito. (Tip nº9)
Si uno de tus problemas más frecuentes es la falta de motivación y tiendes a esperar a que esta aparezca para levar a cabo aquellas tareas que tienes pendientes, quiero recordarte que la motivación viene tras la acción, así que muévete y hazlo aunque no te apetezca, quizá te ayude visualizarte haciendo esa tarea aún cuando no te apetece para que cuando llegue el momento no te dejes vencer por esa falta de motivación. Piensa en lo bien que te sentirás tras haberla realizado. (Tip nº10)
Nuestros valores y la trascendencia de las tareas
Tras todas estas estrategias me parece vital tratar como punto final la trascendencia y el alineamiento acciones-valores.
Algo que sin duda debemos plantearnos cuando queremos usar nuestro tiempo de la forma más efectiva posible tiene que ver con si las tareas que realizamos o que apuntamos en nuestras listas están alineadas con nuestras prioridades vitales; si nos conducen o no al cumplimiento de unos objetivos bien enfocados. De poco sirve que seamos muy efectivos en un trabajo que no nos satisface y del que en el fondo nos gustaría salir corriendo porque no tiene nada que ver con aquello que nos define o nos gustaría que nos definiera. Estaremos siendo efectivos en el manejo del tiempo en ese puesto de trabajo, pero ¿estaremos invirtiendo de forma consciente y efectiva nuestro tiempo de vida en aquello que es vitalmente más importante para nosotros?
Este es un tema raíz que como habréis visto o iréis viendo, se tocará bastante a menudo en diversas entradas. Para algunas personas es un tema delicado que crea conflictos internos, pero si ese es tu caso ¿no es mejor tratar de resolverlo que evitarlo eternamente? Aunque a muchos de nosotros nos venga a la mente el tema laboral la alineación de valores afecta también al ámbito personal. Si entre los valores que te definen está la amistad pero te cuesta quedar sacar un rato a la semana para ver a un amigo y tomar un café… si uno de tus valores es la salud pero tu alimentación no es saludable y en tu lista de tareas no aparece el ejercicio por ninguna parte… entonces puede que te beneficiase hacer un esclarecimiento de valores previo a la planificación del tiempo efectiva. (Tip nº11) La consonancia entre ambos ámbitos aporta una gran satisfacción y claridad mental. (Tengo la intención de crear un descargable para ayudar un poco con este tema, editaré esta entrada con el enlace en cuanto lo tenga listo.)
Espero que este post os haya resultado de ayuda o de inspiración.
Estoy preparando algunos materiales y ejercicios para que podáis descargarlos y os sirvan como ayuda para llevar a cabo estas estrategias.
Espero vuestras opiniones y aportaciones en los comentarios ¿cuáles son vuestros trucos?
¡Nos leemos!
